Hoe beoordeelt u de kosten en baten van bedrijfssoftware?

Breng de kostenposten van bedrijfssoftware in kaart

De licentie is slechts één regel op de begroting. Voor CRM geldt volgens ICT Portal de vuistregel dat licentiekosten gemiddeld €30 tot €100 per gebruiker per maand bedragen; bij 50 gebruikers komt dat neer op ongeveer €3.000 per maand. Implementatie komt daar apart bij: kleine bedrijven €0 tot €3.000, middelgrote bedrijven €25.000 tot €50.000 en grote ondernemingen €50.000 tot €200.000. Neem daarom minimaal twee regels op: licentie (terugkerend, per gebruiker) en implementatie (eenmalig).

Bij ERP splitst ERP Overzicht het totaal in directe en indirecte kosten. Directe kosten ontstaan rechtstreeks uit aankoop en levering van het pakket; indirecte kosten volgen niet één-op-één uit die aankoop, maar horen wel bij het project. Reken ook de kosten aan de kant van de organisatie zelf mee: inrichten van het systeem, testen en begeleiden van medewerkers. Wie alleen directe kosten opneemt, onderschat het project structureel.

ICT Portal noemt vier kostenopdrijvers bij CRM: meer functionaliteiten, meer opslag, maatwerk en koppelingen. Zet die vier als afzonderlijke regels naast licentie en implementatie, zodat zichtbaar wordt welke wens welk bedrag toevoegt. Zo kun je per post schrappen in plaats van in één keer over het totaalbedrag te onderhandelen.

Vergelijking van kosten per gebruikersgroep bij CRM (gemiddeld)

Weeg de factoren die de kosten opdrijven

Het aantal gebruikers werkt direct door in de licentie. Reken de licentie door voor de komende jaren en voor gebruikers die er naar verwachting bijkomen, niet alleen voor de huidige bezetting.

Complexiteit is de tweede hefboom. De bron onderscheidt organisaties die alleen standaardprocessen voor klantenbeheer gebruiken, middelgrote bedrijven met iets complexere CRM-functionaliteiten en multinationals of bedrijven met complexe of gepersonaliseerde processen. De bijbehorende bedragen staan in de businesscase; de bron noemt multinationals en bedrijven met complexe of gepersonaliseerde processen afzonderlijk, zonder daarbij expliciet het eerste jaar te noemen. Positioneer je eigen organisatie eerst in een van deze situaties voordat je leveranciers benadert.

Koppelingen en opslag kunnen de kosten van een standaardpakket verhogen. De bron noemt daarnaast meer functionaliteiten en maatwerk als prijsopdrijvende factoren. Bepaal per koppeling of die echt nodig is in het eerste jaar of pas in een latere fase kan worden toegevoegd.

Belangrijkste prijsopdrijvers bij CRM (volgens ICT Portal)

Kies bewust tussen SaaS en eenmalige aankoop

CRM-oplossingen worden volgens ICT Portal vaak als SaaS aangeboden: je koopt de software niet, maar betaalt voor het gebruik. Dezelfde bron stelt dat weinig leveranciers hun software nog als eenmalige aankoop aanbieden. Ga er bij je vergelijking dus van uit dat je in de praktijk met een terugkerend betaalmodel te maken krijgt en dat een eenmalige aankoop eerder de uitzondering is.

Dat verandert de vorm van je kosten-batenanalyse. Bij SaaS betaal je per maand of per jaar, gekoppeld aan het aantal gebruikers; de lasten beginnen direct en lopen door zolang je gebruikt. Zet in je businesscase daarom een kolom voor het eerste jaar en een kolom voor de jaren daarna, in plaats van één totaalbedrag.

Voor de cashflow is het verschil groot: SaaS vraagt geen grote investering vooraf, maar de som over bijvoorbeeld vijf jaar kan oplopen tot een veelvoud van het eerste jaar. Reken de abonnementskosten over de hele looptijd door, inclusief gebruikers die je verwacht toe te voegen, en vergelijk dat met de baten die je in diezelfde periode verwacht.

SaaS vs. eenmalige aankoop: voordelen en nadelen

Zet de baten concreet uiteen

Kwantificeer baten per proces of afdeling, niet als één algemeen voordeel. Loop de processen langs die door de software veranderen en noteer per proces hoeveel uur per maand verdwijnen, welke fouten afnemen en welke handelingen niet meer nodig zijn. Vermenigvuldig de uren met het uurtarief van de functie die ze uitvoerde; dat levert een bedrag op waarmee je licentie en implementatie kunt wegstrepen.

Uitbestede boekhouding laat zien hoe je zulke baten benoemt. Volgens een gids over uitbesteding van boekhouding in Nederland betalen standaard mkb-bedrijven met een BV ruwweg €350 per maand voor volledige boekhouding en belastingaangiften. Daar staat een pakket taken tegenover dat je dan niet intern uitvoert: dagelijks boeken van inkoop- en verkoopfacturen, bankreconciliatie, voorbereiden en indienen van btw-aangiften, opstellen en deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel, aangifte vennootschapsbelasting en loon- en salarisaangifte. De bron noemt als opbrengst verder tijdbesparing, naleving richting de Belastingdienst en beter financieel inzicht via managementrapportages.

Eén baan is niet uit te besteden: als directeur of ondernemer blijf je juridisch verantwoordelijk voor de administratie en de aangiften. Naleving is dus een baat in de zin van minder risico op fouten en termijnoverschrijdingen, niet in de zin dat de verantwoordelijkheid verdwijnt. Vraag de leverancier of accountant welke rapportages je krijgt en hoe snel na periode-afsluiting, want dat bepaalt de waarde van het snellere financiële inzicht.

Vergelijk het eerste jaar met de meerjarenkosten in een businesscase

Het eerste jaar is duurder dan de licentie alleen, omdat de leverancier het systeem moet inrichten en implementeren. ICT Portal meldt dat de som van implementatie- en licentiekosten voor het eerste jaar in 70 procent van de gevallen tussen €8.000 en €50.000 ligt. Binnen dit gemiddelde betalen bedrijven die alleen standaardprocessen voor klantenbeheer gebruiken eerder €8.000 tot €25.000, terwijl middelgrote bedrijven met iets complexere CRM-functionaliteiten rekening moeten houden met €25.000 tot €50.000. Voor multinationals of bedrijven met complexe of gepersonaliseerde processen noemt de bron afzonderlijk een CRM-budget van €50.000 tot €200.000; dat bedrag wordt niet expliciet aan het eerste jaar gekoppeld.

Gebruik deze bandbreedtes als toets, niet als prijsopgave. De bron noemt ze uitdrukkelijk gemiddelden, met zowel goedkopere als duurdere opties op de markt. Zet in je businesscase daarom je eigen bedragen uit offertes en tegenprestaties, en gebruik de bandbreedtes alleen om te controleren of je eigen uitkomst in dezelfde orde van grootte zit.

Zet vervolgens de initiële investering af tegen de terugkerende lasten en de baten. Een rekenregel die past bij de cijfers hierboven: jaar 1 = implementatie + licentie van dat jaar; jaar 2 en verder = licentie per jaar, vermeerderd met uitbreidingen; daartegenover de gekwantificeerde baten per proces uit de vorige stap. Kijk of de baten het eerste jaar al een deel van de investering dekken en in welk jaar de cumulatieve baten boven de cumulatieve kosten uitkomen.

Kosten in het eerste jaar voor CRM-implementatie (gemiddeld)

Verlaag de kosten met subsidies en fiscale regelingen

Nederland kent honderden regelingen, subsidies en fiscale voordelen, aldus Moneybird. Het overheidsloket Ondernemersplein toont in zijn overzicht 147 regelingen, te filteren op type: fiscaal voordeel, krediet, lening of borgstelling, prijsvraag, samenwerkingsprogramma, subsidie en uitkering, en op onderwerp, branche en status (open, tijdelijk gesloten of gesloten). Filter eerst op type en onderwerp voordat je gaat lezen, anders verdwaal je in het aanbod.

Een regeling die relevant is voor softwareontwikkeling is de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk). Volgens Innovein is dit de grootste en meest toegankelijke subsidieregeling voor productontwikkeling in Nederland en werkt het als fiscale regeling: de uren die werknemers besteden aan speur- en ontwikkelwerk leiden tot een korting op de loonheffing die je als werkgever maandelijks betaalt. Ook kosten van materialen en prototypes kunnen worden meegenomen. De regeling geldt bij technische ontwikkeling van nieuwe producten, productieprocessen of software; design, marketing en routinematige aanpassingen vallen er nadrukkelijk buiten.

Timing bepaalt of je iets krijgt. De WBSO kun je meerdere keren per jaar aanvragen, maar alleen voor werkzaamheden die nog moeten plaatsvinden; meerdere subsidies zijn niet met terugwerkende kracht aan te vragen, je moet ze indienen vóór de start van de werkzaamheden. Veel regelingen zijn bovendien naast elkaar in te zetten, maar het herkennen en correct toepassen van die combinaties vraagt specifieke kennis van de staatssteunregels. Leg een aanvraagkalender aan en koppel elke regeling aan een datum waarop de aanvraag de deur uit moet.

Naast subsidies zijn er regelingen die de financiering zelf goedkoper maken. Ondernemersplein noemt onder meer de BMKB, een borgstelling voor een deel van een krediet voor mkb-ondernemers, en BMKB-Groen, waarbij de overheid garant staat voor een lening voor verduurzaming. Moneybird beschrijft het type borgstelling of garantstelling als: de overheid staat garant voor de lening die je bij een bank afsluit, waardoor de zekerheid voor de financier groter wordt en de kans op een lening toeneemt. Krediet of een lening betekent dat je het geld terugbetaalt, maar onder gunstige voorwaarden, bijvoorbeeld zonder rente. Neem zulke regelingen mee in de financieringsparagraaf van je businesscase, ook als ze de software zelf niet goedkoper maken.

Maak een eigen investeringsinschatting en toets die intern

De gemiddelden uit de bronnen zijn bedoeld om iets tegen te leggen aan je organisatie, niet om een offerte te vervangen. ICT Portal zegt het expliciet: gebruik de voorbeelden om te toetsen hoe er intern tegen dit soort bedragen wordt aangekeken, en maak dan een eigen investeringsinschatting die past bij de financiële situatie van jouw bedrijf. Begin dus met het gesprek over de orde van grootte voordat je leveranciers uitnodigt.

Bouw je eigen scenario op de assen die de prijs werkelijk bepalen: aantal gebruikers, gewenste functionaliteit, opslag, maatwerk en koppelingen, plus de vraag of je met standaardprocessen, complexere processen of gepersonaliseerde en internationale processen te maken hebt. Reken per as een lage en een hoge variant door en kijk of de uitkomst nog past bij wat je wilt investeren.

Toets het scenario op twee punten voordat je tekent: of de gekwantificeerde baten per proces het eerste jaar en de jaren daarna aantoonbaar opwegen tegen licentie, implementatie en beheer, en of je de terugkerende lasten ook in een minder goed jaar kunt dragen. Vul daarna de subsidies en fiscale regelingen in waarvoor je tijdig kunt aanvragen, zodat de netto investering in je businesscase staat en niet alleen de bruto prijs van de leverancier.

Checklist: Wat moet je meenemen in je businesscase?